INILUNSAD NA ang Oracle Fusion para sa Finance and Supply Chain at ang bagong Human Resource Information System (HRIS) sa ilalim ng proyektong Banner Initiative to Transform, Unify, Integrate, and Navigate (BITUIN) noong Abril at Hulyo, ayon kay Strategic Communication Specialist Angelique Remetio.
Matatandaang sinubukan ng Ang Pahayagang Plaridel (APP) na makapanayam ang tanggapan ng BITUIN para sa artikulong inilathala nitong nagdaang anibersaryo isyu. Ngunit nabigo ang APP na makatanggap ng mga kasagutan mula sa naturang opisina.
Bilang paglilinaw, nakipag-ugnayan muli ang Pahayagan sa tanggapan ng BITUIN upang mailathala ang estado ng proyekto. Kaugnay nito, ibinahagi ni Remetio ang naging resulta ng kanilang mga isinagawang pagsasanay at ang kasalukuyang estado ng proyektong BITUIN.
Resulta ng implementasyon
Inilahad ni Remetio na inilunsad ang Oracle Fusion, bagong sistema ng mga transaksiyong pampinansyal sa Pamantasan noong Abril 8. Nakompleto naman noong Hulyo ang HRIS na nagbibigay-akses sa mga empleyado na makita ang kanilang mga tala at file request sa pamamagitan ng isang portal.
Binigyan din ng akses ng HRIS ang mga kawani at propesor ng Integrated School sa Laguna campus noong Hulyo 15. Binuksan naman ang sistema sa mga propesor sa antas ng kolehiyo noong Oktubre 1.
Binanggit din ni Remetio na gumamit sila ng train-the-trainer na estratehiya sa pagsasagawa ng mga pagsasanay sa online na plataporma. Sa paraang ito, pinangasiwaan ng grupo ng mga expert implementation consultant ang pagsasanay sa mga key user, kabilang ang mga estudyante, magulang, at propesor ng Pamantasan. Matapos ang kanilang pagsasanay, ibinabahagi ng mga key user ang kanilang mga natutuhang proseso sa mga end user na kinabibilangan ng ilang piling kawani at estudyante.
Batay sa tala ng tanggapan ng BITUIN, umabot sa 2,500 empleyado ng Pamantasan ang naturuang gumamit sa bagong sistema ng HRIS. Nilinang naman ang kaalaman ng 500 empleyado sa paggamit ng bagong sistema para sa transaksiyong pampinansyal. Nabigyan din ng pagsasanay ang 1,240 accredited supplier sa paggamit ng supplier portal.
Patuloy namang sinusubaybayan ng tanggapan ng BITUIN ang progreso ng bawat domain platform na tinututukan ng kanilang opisina. Ani Remetio, “since the go live date, Supply Chain’s Procurement process lead time from purchase request, [orders,] to delivery has decreased.”
Ibinahagi ni Remetio sa APP na gumagamit sila ng process mapping upang mas mapabilis ang paglulunsad ng BITUIN. Pahayag niya, nakatutulong ang mga process map sa pamamagitan ng pagbalangkas ng mga transaksiyong pangnegosyo ng Pamantasan simula sa pagpasok ng mga aplikante, tungo sa kanilang enrollment hanggang sa kanilang pagtatapos. Dagdag pa niya, ang komite ng Student Life Cycle ang namamahala sa pagkokompleto ng naturang proseso.
Pagbabagong aasahan sa BITUIN
Ipinabatid ni Remetio na sinusuri pa sa ngayon ang timeline ng proyekto. Paglilinaw niya, hindi pa sila makapagbibigay ng opisyal na petsa para sa paglulunsad nito. Aniya, komplikado ang paglipat patungo sa panibagong plataporma sapagkat kinakailangan pa nitong dumaan sa mga alituntuning ipinatutupad ng Bureau of Internal Revenue.
Nakapaloob sa Student Life Cycle ang paggamit ng platapormang CAMU na mangangasiwa sa iba’t ibang transaksiyon, tulad ng admission, enrollment, at support services. Bukod pa rito, magsisilbi rin itong student records management system ng Pamantasan.
Ayon kay Remetio, layon ng BITUIN na maisaayos ang kakulangan sa aksesibilidad at kapasidad ng my.Lasalle (MLS) at animo.sys. Paliwanag niya, nakararanas ng down times at inaksesibilidad ang mga naturang plataporma lalo na tuwing enrollment, at kinakaya lamang ng MLS ang 400-600 concurrent user samantalang 1,500 concurrent user naman para sa animo.sys. Matatandaang ibinahagi ni Project Executive Allan Borra sa artikulo ng APP noong nakaraang taon na 200-400 concurrent user lamang ang kapasidad ng MLS.
Gayunpaman, inilahad ni Remetio na masalimuot ang buong proseso ng enrollment. Sambit niya, “regardless if the technology or system is available and able to handle volumes of concurrent users, if the information is not made available in a timely manner . . . , then these are issues that are not technology-related and are to be addressed accordingly.”
Binanggit din ni Remetio na mas malawak ang saklaw ng Student Life Cycle at konektado sa iba pang domain platform na ginagamit sa Pamantasan. Bunsod nito, malaki ang magiging epekto nito sa mga bahagi ng Pamantasan, tulad ng mga estudyante, propesor, at tagapangasiwa. Pagtatapos niya, “the system is planned to go live around mid 2022.”